Hvordan årsmøtet for 2020 skal gjennomføres

Som en konsekvens av korona-utbruddet har det det blitt fremmet forslag om ny forskrift som gjør at styret kan vedta å holde generalforsamlingen uten fysisk oppmøte. Styret har på bakgrunn av dagens situasjon besluttet at årets generalforsamlingen avholdes ved telefonkonferanse.

Representant fra forretningsfører vil delta på møtet pr. telefon og vil i forkant av møtet gi dere tilgang til oppkobling til møtet.

Vi ber om at du gir beskjed til styret om du kommer til å delta på telefonkonferansen eller ikke, slik at vi er sikre på at du er koblet opp.

Hvis du tror at styret ikke har ditt korrekte telefonnummer ber vi om at du innen 11. april sender en forespørsel og/eller oppgir korrekt telefonnummer.

Begge deler, altså deltagelse og telefonnummer, sendes styret via epost til: hesteens@online.no

Vi ber deg i god tid før møtet sette deg inn i retningslinjene som du finner nedenfor. Du oppfordres også til å logge inn/prøve oppkobling før møtet avholdes slik at eventuelle tekniske problemer løses. Eventuelle spørsmål rettes til styret. Dersom det blir gjort endringer vil andelseierne få beskjed om dette pr. epost og på borettslagets hjemmeside.

5. april 2020

for styret
Helge Steensen

Link til innkallingen og saksdokumentene

 

Retningslinjer for gjennomføring av telefonkonferansen

Alle andelseiere vil få tilsendt en sms med innkalling til konferansen. I denne står det telefonnummeret som andelseierne skal ringe inn til, deretter skal det skrives inn en oppgitt pin-kode. Når dette er gjort settes dere over til konferansen. Dere bør teste innringing et par timer før møtet skal avholdes, og bes ringe inn ca. 10 minutter før konferansen starter.

Møtet vil gjennomføres tilnærmet likt som en alminnelig generalforsamling. Først vil møteleder ta navnefortegnelse slik at det er klart hvem som er tilstede. Deretter vil møtet konstitueres, årsberetning og årsregnskap gjennomgås og eventuelle saker behandles, før det blir valg av styre.

Kjøreregler:

1. Alle må være klare senest 5 minutter før møtet starter.

2. Etter at møteleder er valgt, bes alle følge møteleders instrukser.

3. Møteleder gir ordet til deltagerne og møtedeltagerne skal forbli tause frem til de får ordet. Først når møteleder spør 'er det noen spørsmål?' så kan møtedeltagerne snakke. Deltagere som ønsker å si noe nevner da sitt navn/nummer slik at møteleder setter opp en talerliste. Når alle de som har meldt seg har snakket ferdig, spør møteleder på ny om noen flere ønsker ordet og setter opp eventuell ny talerliste. På grunn av møteformen bes alle forsøke å holde seg kortfattet og kun til agendaen.

4. Deltager bes ha med seg en notatblokk hvor eier noterer sitt andelsnummer som deltageren får presentert ved navnefortegnelse av forretningsfører. De nummeret benyttes ved oppstilling av talerliste. Videre bes deltageren forløpende notere evt, spørsmål, slik at disse kan stilles når deltager får taletid.

5. For at alle deltagerne skal få utbytte av telefonmøtet, skal samtlige befinne seg på et stille rom. Det skal være minst mulig bakgrunnsstøy, hvilket betyr at:
- maskiner og musikk ikke skal være på i bakgrunnen
- eventuelle varsler på mobil/PC skal være avslått
- møtedeltagere som har barn hjemme, bes sørge for at barna ikke forstyrrer under møtet
- lydløs/'mute'-knappen på mobilen bes benyttes dersom man skal notere noe under møtet. Skrivelyden kan være et irritasjonsmoment for de øvrige deltagerne.

6. Vi oppfordrer alle til å sette seg godt inn i årsmøtedokumentene i forkant av møtet. Dersom dere har spørsmål til årsberetningen eller årsregnskapet er det fint om dette sendes styret via e-post til hesteens@online.no
Det vil bli anledning til å stille spørsmål i møtet, men for å sikre en god gjennomføring oppfordres alle til å sende inn spørsmål på forhånd.